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美容室のPOSのデータ移行。新しいPOSにどこまで引き継げる？確認ポイントとフローを徹底解説！
美容室のPOS、古くなってきたしそろそろ入れ替えたい！
でも、
「新しいPOSに変えたら、今までの顧客データは消えてしまうの？」
「営業を止めずに切り替えられる？」
「データの打ち込みは自分でしないといけない？そんな時間はない！」
そんな不安から、古いままPOSシステムを使い続けているサロン様も多いのではないでしょうか。
美容室で長く使っているPOSシステムには、
お客様情報、来店・施術履歴、経理情報など、大切なデータがたくさん入っています。
お店の財産とも言えるデータは、新しいPOSシステムでも利用できないと困りますよね。
この記事では、
美容室のPOSを入れ替えるときの顧客データの引き継ぎについて、
新旧システム担当者に確認すべきことをはじめとする、移行準備の流れを分かりやすく解説します。
美容室のPOSを入れ替える前にまず確認したい5つのこと
POSの入れ替えを考える際は、確認事項が多く不安も多いでしょう。
以下の1～5の大切な項目を確認しましょう。
1.顧客データがどこに保存されているか
まずは、顧客データがどこに保存されているか確認します。
最近ではクラウド（インターネット上のデータベース）で管理されている場合が多いですが、
古いシステムの場合、お店のパソコンやハードディスクに保存されていることもあります。
自分で操作するのが不安な場合は、無理に進めず、今のシステム会社へ聞いてみましょう。
紙のカルテとPOSを一緒に使っているサロン様は、
どの情報を紙で管理し、どの情報をPOSシステムに入れているかも整理しておきましょう。
2.システム切替のタイミングがいつになるか
切り替える日は、年末、新卒入社、連休などの繁忙期を避けるのがおすすめです。
システム会社とのやりとりや確認、更にスタッフでの新システムの研修など、大変慌ただしくなる為、
システム会社に目安を確認し、余裕のあるスケジュールで切替を行えるようにしましょう。
3.現在の管理項目が新システムに対応しているか
現在、お客様の住所等の基本情報や施術履歴の他に
回数券やポイントなど、旧システム（またはシステム外のエクセルなど）でどんな管理をしているか把握し、
新システムの担当者に「対応する仕組みがあるか」を確認しておきましょう。
そのままデータ移行が難しい場合でも、
例えば回数券の場合、一旦エクセルなどで旧管理方法の回数券を消費した後、
新しい回数券から新システムで管理するといった方法もあります。
4.データを出せるか、費用がかかるか
5つの中で一番大切な確認です。
現在のシステムの管理会社へ、次の3点を聞いてください。
- 顧客名簿や来店履歴などのデータを出せるか
- データを出すための費用の有無
- データの保存形式、受け渡し方法
受け取るデータは、CSVやエクセル形式が多いですが、システムによってはAccessなど、別の形式になることもあります。
※専門用語で分からない場合は旧システム管理会社から伝えられた内容を、そのまま新システム会社に伝えてみましょう。
5.システム移行に伴うお客様への影響について
システム移行に伴い、お客様にもご負担をお掛けする場合は、
ご案内のしかたも考えておきましょう。
予約システムが変わる場合は再登録のご案内
ポイント管理が変わる場合は現在のポイントの扱いについてのご案内
その他回数券など…
「いつの間にかポイントが失効した！」
「また面倒な登録をし直さないといけないの？」
といった不信感を与えてしまうと、失客にも繋がりかねません。
メールやLINEだけの案内でなく、出来る限りご来店時に丁寧に案内するのがおすすめです。
また、システム会社とやりとりし、オーナーやスタッフに共有する担当者を決めておくとスムーズです。
忙しいサロン業務と並行してのシステム移行は大変ですが、
システム会社とのやりとりを新人スタッフに任せてしまったり、複数の人が動いてしまうと、行き違いも起こりやすくなります。
美容室のPOSのデータ移行の進め方
スムーズなデータ移行を行う為の基本的な流れを確認します。
1.新システム会社と移行データについて相談する
まずは、新システム会社に以下の内容を確認します。
- 移行可能なデータ
- 移行の際対応しているデータ形式
- もし旧システムでデータ出力できなかった際の対応方法
- 移行にかかる費用
- 移行作業中のデータについて
旧システムからデータ出力できなかった際、
エクセルなどにコピーしていく作業をサロン側で行うのか？
システム会社の方で作業をしてもらえるのか？その際の費用はかかるのか？
など、詳細に確認を行いましょう。
2.旧システム会社へデータ出力を依頼する
- 出力可能なデータ（期間を含む）
- 出力時のデータ形式
- 出力方法（システム会社で行うか、自身で行うか）
- データ出力にかかる費用
数字やテキストデータの出力の際は「csv形式」の場合が多いですが、
システムによってはcsv出力不可であったり「過去2か月分のみ」などの期間の制限があるといった事例もあります。
新システムへの移行に沿った形式で出力できるのか、詳細に確認を行いましょう。
3.新しいシステムにデータを移行する
新しいシステム会社が、受け取ったデータの項目や形式を確認し、問題なければデータ移行を開始します。
データの件数が多いほど、準備や確認にも時間がかかります。
余裕を持って予定を立てましょう。
4.移行期間中の新規データは別途記録しておく
引き継ぎ作業をしている間も、サロンでは予約や会計が続きます。
新システムに一括で移管する旧データを預けてから、
運用開始するまでの期間に増えた、予約・来店・売上などのデータは、
新システム運用開始後にサロン側で入力し直す必要があります。
・旧システムに登録しておく
・エクセルや紙媒体
など、状況に応じた方法で別途記録しておきましょう。
5.移行されたデータを確認し、新システムでの運用を開始する
新しいPOSへデータが入ったら、サロン側でも内容を確認します。
確認するときは件数だけでなく、
名前、連絡先、来店履歴、カルテなどが正しく入っているかを見てみましょう。
（全件でなくても、ランダムに確認でOK）
問題なければ新システムでの運用を開始します。
美容室のPOSシステムで移せるデータと移せないデータについて
データの引き継ぎで一番気になるのは、
「今までの情報をどこまで新しいPOSへ移せるのか」ではないでしょうか。
結論からお伝えすると、移せるデータはお使いのシステムによって変わります。
- 基本情報（お名前・住所・連絡先他）
- 施術・来店履歴
- 写真等の画像データ
- 回数券やポイント
など…
これらは同じ「顧客データ」でも、
項目によってデータの形式が違う為、まとめて移行できない場合があります。
その他にも、予約管理、売上管理、在庫管理、勤怠管理など
名称は同じでもシステムが変われば仕組みも異なってきます。
先ほどお伝えしたように、新旧システム会社に細かく確認を行うことが大切です。
美容室のPOS入れ替えにかかる費用について
旧システムから新システムへデータを移行する際の費用は、移す内容や規模によって異なります。
次の費用も合わせて確認しましょう。
- 新システムでのデータ移行費用（コンバート費用）
- 旧システムからのデータ出力費用
- 今の契約やリースで残っている支払い
- 移行期間に新旧のシステム同時にかかる月額利用料
など…
新しいシステムの導入費用、利用料だけでなく、
これらの移行費用についても忘れずに資金計画に組み込んでおきましょう。
美容室のPOS入れ替えと顧客データに関するよくある質問
美容室のPOSシステムのデータ移行に関するよくある質問をまとめました。
Q.美容室のPOSを入れ替えると、顧客データは消えますか？
─A.前のシステムからデータを出し、新しいPOSに入れることで、データは引き継げることが多いです。
ただし、システムによって移せる範囲が変わります。
解約を伝える前に、どのデータを出せるか確認することが大切です。
Q.データの移行は、自分たちで作業するのですか？
─A.データを新しいPOSへ入れる作業は、ほとんどシステム会社が行います。
サロン側で必要なのは、前のシステム会社へのデータ出力依頼や、移行後の内容確認などです。
ただし、
・紙カルテなど、別の媒体で記録している情報
・旧システムから出力できなかったデータ
・移行作業中の数日分の予約や売上などのデータ
などは、サロン側で入力していただく場合があります。
Q.回数券の残りはどうなりますか？
─A.回数券は、システムごとに管理の仕方が違うため、そのままでは移せないことがあります。
Excelなどで残っている回数券の一覧を作り、移行後に手入力をするか、
新しいPOSに回数券の管理項目がない場合は、別途エクセルや紙で管理する方法があります。
Q.リース契約が残っていても入れ替えられますか？
─A.多くの場合、入れ替え自体は可能です。現在の契約期間と残りの支払額を確認しましょう。
リース残債として新しい契約に引き継げる場合と、別途精算が必要な場合があります。
また、状況によって新しいPOSの利用料と、今の契約の支払いが重なる期間があるかもしれません。
Q.データの移行にどれくらい時間がかかりますか？
─A.主要なシステムから来店履歴まで移す場合は、データを預かってから5～7営業日が目安です。
前のシステム会社へ出力を依頼する場合は、データを受け取るまでの日数が別にかかります。
お客様の件数によって確認にかかる時間も変わるため、余裕のある日程を組みましょう。
Q.紙のカルテしかありませんが、移せますか？
─A.紙のカルテはデータではない為、サロン側で入力する必要があります。
有料での入力代行が可能な場合もあるので確認をしてみましょう。
美容サロン専用POSシステム サロンアンサーのデータ移行について
「サロンアンサー」は、美容室・ネイルサロン・アイラッシュサロン・エステサロン・理容室に対応した美容サロン専用POSシステムです。
業界歴30年以上、シリーズ累計導入数9,000店舗以上の実績で、
多様な他社システムからの移行も承って参りました。
今お使いのシステムと、引き継ぎたい内容をお聞きすれば、
顧客名簿、来店履歴、カルテなど、どこまで移せるかを確認してご案内します。
「今のシステムから、どこまで移せるかだけ知りたい」というご相談でも構いません。
資料ダウンロードやオンライン相談もご用意しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
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